Документ представляет собой комплект контрольно-оценочных материалов (КОС) по междисциплинарным курсам (МДК), входящим в состав профессионального модуля: МДК.01.01 «Документационное обеспечение управления», МДК.01.02 «Организация работы с электронными документами», МДК.01.03 «Организация секретарского обслуживания». Предназначен для проверки результатов освоения профессионального модуля в рамках СПО по специальности в сфере документационного обеспечения и архивного дела.
Целевое назначение документа:
✓ Оценка образовательных достижений обучающихся
✓ Проведение текущего контроля успеваемости
✓ Проведение промежуточной аттестации в форме дифференцированного зачета по каждому МДК
Перечень формируемых компетенций:
✓ ОК 01 — выбор способов решения задач профессиональной деятельности
✓ ОК 02 — использование современных средств поиска, анализа и интерпретации информации и информационных технологий
✓ ОК 03 — планирование и реализация собственного профессионального и личностного развития
✓ ОК 09 — пользование профессиональной документацией на государственном и иностранном языках
✓ ПК 1.1 — осуществление приема-передачи управленческой информации с помощью средств ИКТ
✓ ПК 1.2 — координация работы приемной руководителя, зон приема различных категорий посетителей
✓ ПК 1.3 — владение навыками планирования рабочего времени руководителя и секретаря
✓ ПК 1.4 — осуществление подготовки деловых поездок руководителя и других сотрудников
✓ ПК 1.5 — владение способами организации рабочего пространства приемной и кабинета руководителя
✓ ПК 1.6 — осуществление работы по подготовке и проведению конференц-мероприятий, обеспечение информационного взаимодействия руководителя с подразделениями
✓ ПК 1.7 — оформление организационно-распорядительной документации и организация работы с документами
✓ ПК 1.8 — организация работы по личному составу и оформление документов с использованием автоматизированных систем
✓ ПК 1.9 — организация текущего хранения документов, обработка дел для оперативного и архивного хранения с использованием автоматизированных систем
Раздел 1. МДК.01.01 «Документационное обеспечение управления»
Содержание оценочных средств:
Темы рефератов (докладов):
• Порядок передачи дел на архивное хранение
• Особенности оформления управленческих документов в современном делопроизводстве
• Организация работы с документами в учреждении, работа с обращениями граждан
Практические задания (26 заданий):
• Задание 1. Создание своего предприятия и его реквизитов
• Задание 2. Составление номенклатуры дел для организации
• Задание 3. Оформление личной карточки (форма Т-2)
• Задание 4. Составление приказа о приеме на работу
• Задание 5. Разработка должностной инструкции
• Задание 6. Составление трудового договора
• Задание 7. Формирование личного дела сотрудника и внутренняя опись
• Задание 8. Подготовка библиографического списка
• Задание 9. Оформление обложки дела, заверительной надписи, описи дела
• Задание 10. Составление акта об уничтожении документов
• Задание 11. Разработка формуляра-образца сводной номенклатуры дел
Терминологический диктант (определения терминов):
• Делопроизводство, документ, реквизиты, дело, оформление документов, номенклатура дел, регистрация документов, документооборот, архив, подлинник, аннотация, архивная справка, бланк, виза, выписка, гриф, дубликат, корреспондент, личное дело, опись, оригинал, проект документа, регистрационная карточка, резолюция, формуляр документа
Вопросы для семинарских занятий (80 вопросов):
• ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-2003: назначение, область применения
• Форматы документов, размеры полей, нумерация страниц, оформление дат
• Виды сокращений, оформление таблиц
• Утверждение документов, резолюция, подпись, заголовок
• Регистрация документов (приказы, протоколы, обращения граждан)
• Номенклатура дел, формирование дел, оформление обложки
• Персональные данные: законодательство, этапы работы, сохранность
• Конфиденциальное делопроизводство, ЭЦП, электронный документооборот
• Работа с обращениями граждан: классификация, сроки рассмотрения
Задания для самостоятельной работы:
• Изучение ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 51141-98, составление терминов с определениями
• Изучение Федерального закона «Об архивном деле в РФ»
Тестовые задания (100 вопросов):
• Гарантийное письмо, определение документа, формуляр документа, дата документа
• Виды бланков (угловой/продольный), форматы (А4, А5)
• Организационно-распорядительные документы (устав, положение, штатное расписание, должностная инструкция)
• Распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, решение)
• Информационно-справочные документы (акт, протокол, докладная записка, справка)
• Реквизиты документов (адресат, подпись, виза, гриф утверждения/согласования, резолюция, отметка о поступлении, отметка о наличии приложений)
• Индекс документа, интервал
• Делопроизводство: приказное, коллежское, исполнительное
• Этапы развития делопроизводства в России
Ключи для проверки тестов приведены в документе (все 100 вопросов).
Раздел 2. МДК.01.02 «Организация работы с электронными документами»
Содержание оценочных средств:
Темы для презентаций/докладов (19 тем):
• Принципы построения безбумажной технологии
• Принципы электронного документооборота
• Автоматизация хранения электронных документов
• История автоматизации работы с документами
• Классификация систем управления электронными документами (СУЭД)
• «Электронный офис» vs «бумажный» документооборот
• Системы «ДЕЛО», «Эффект Офис»
• Электронные архивы
Вопросы для семинарских занятий (38 вопросов):
• Понятие документа, документооборота, потока документов
• Цели внедрения электронного документооборота, тенденции развития
• Стандарты в области электронного документооборота (EDI)
• Классификация СЭД, типы технологий ЭУД
• Документ в СЭД: жизненный цикл, рождение, становление, публикация, архивирование
• Типовые компоненты СЭД (хранилище карточек, хранилище документов, бизнес-логика)
• Преимущества внедрения СЭД
• ЕСМ-системы, BPM-системы
• Отечественные СЭД, Microsoft SharePoint
• Автоматизация процессов ДОУ, согласования документов, управления бумажным архивом
• Архивы электронных документов
Практические ситуационные задания (15 заданий):
• Составление перечня видов документов организации (входящие, внутренние, исходящие), операграмма
• Ключевые понятия электронного документооборота, примеры электронных документов
• Изучение нормативно-правовой базы электронного документооборота
• Изучение реквизитов документов и правил оформления
• Сравнительный анализ централизованного и децентрализованного подходов к ЭДО
• Анализ схем движения документов на предприятии
• Обоснование необходимости перехода к безбумажной технологии
• Обзор систем ЭДО в России
• Изучение стандарта ISO 15489
• Организация электронного архива и управление нормативно-справочной информацией
• Анализ рынка СЭД в России и за рубежом
• Классификация потребностей пользователей в ИТ для документационного управления
Темы для круглого стола (дискуссии):
• Требования международных и российских стандартов к оформлению электронных документов
• Принципы и условия размещения электронных документов для открытого доступа
• Электронные документы в научной и просветительской деятельности архивов
Тестовые задания (17 вопросов):
• Электронное делопроизводство: состав (создание документов, работа с документами, хранение, подготовка к сдаче в архив)
• Механические способы фиксации документирования (пишущие машинки)
• ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»
• Типовые формы документов — шаблоны
• Состав информационной системы (СУБД, WorkFlow, EDMS)
• Объект изучения электронного делопроизводства
• Документоориентированные информационные системы (делопроизводство, документооборот, управление документами)
Задания для поиска, анализа и систематизации информации:
• Поиск официальных ресурсов разработчиков СЭД, сравнительный анализ (таблица: название, разработчик, функциональные модули, возможности, преимущества, недостатки)
• Выбор продуктов для малых, средних и крупных компаний
Терминологический диктант (определения):
• Версия документа, владелец сертификата ключа ЭП, виртуальное дело, гриф доступа, документ, ключ шифрования, закрытый ключ ЭП, ключевой носитель, криптографические ключи, маршрутизация, структурированное хранение, унифицированная форма электронного документа, шаблон документа, система управления документами (СУД), ECM-система, BPM-система, документооборот, SQL
Практические задания по MS Word и СЭД:
• Создание шаблона с использованием свойств документа (УТВЕРЖДАЮ, текстовое поле, защита полей формы)
• Разработка электронного формуляра-образца ОРД, библиотека форм, заполнение форм
• Определение состава баз хранимых документов в ИПС «Кодекс», «Гарант», «Консультант»
• Ввод новых классов документов, электронные формы, поиск по атрибутам и содержанию
• Настройка «Адресной книги», «Дизайнер форм», маршрутизация документов
Задания для работы в малых группах:
• Проект внедрения СЭД в виртуальной компании (обоснование выбора, стоимость лицензий, оснащение, обучение, время окупаемости)
Практические ситуационные задания (6 задач):
• Построение схем потоков данных в Design IDEF 3.5 для процедур: «Составление приказа», «Исполнение приказа», «Формирование дел и сдача в архив», «Получение письма из Министерства», «Передача отчета в Министерство», «Контроль исполнения документа»
Тестовые задания повышенного уровня (40 вопросов):
• Автоматизация документооборота: интеграция технологий, формирование базы электронных документов
• Технологии класса «Рабочая группа» (group ware) и «Рабочий поток» (working stream)
• Средства офисной автоматизации, сетевые компьютеры (коллективный доступ)
• Алгоритмы прохождения документов, предметно-вопросный признак систематизации
• Гипертекстовые технологии, гипертекстовые базы данных
• Приложение Internet Explorer (просмотр web-страниц, механизм подписки)
• Информатизация документационной деятельности
• Microsoft Outlook (запланированные задачи), Microsoft Project (ресурсы, критические пути)
• Информационные технологии операционной деятельности, управления, автоматизации офиса
• Текстовые редакторы (шаблоны), форматирование, графические редакторы, системы автоматического перевода, деловая графика
Ключи для проверки тестов приведены в документе.
Раздел 3. МДК.01.03 «Организация секретарского обслуживания»
Содержание оценочных средств:
Темы рефератов (докладов, 25 тем):
• Назначение должностной инструкции секретаря
• Структура и содержание должностной инструкции
• Оформление визитных карточек
• Использование визитных карточек
• Организация приема посетителей
• Правила ведения служебных телефонных переговоров
• Деловая беседа: подготовка, структура, речевой этикет
• Подготовка и проведение совещаний, переговоров, презентаций
• Документальное оформление командировок
• Требования к внешнему виду секретаря
Практические задания (4 задания):
• Составление программы проведения деловых переговоров (с указанием докладчиков, времени, регламента)
• План рабочего дня секретаря с учетом временного интервала (8:30–17:30) и профессиональных задач
• Разработка названия организации, перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, технология проверки наличия конфиденциальных документов
• Разработка должностной инструкции офис-менеджера
Вопросы для семинарских занятий (39 вопросов):
• Правовая основа деятельности секретаря, ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-2003, Инструкция по делопроизводству
• Должностная инструкция секретаря: разделы, утверждение, подписание
• Типы задач при планировании рабочего времени
• Действия секретаря при входящем/исходящем телефонном звонке
• Деловое совещание: цель, виды, оформление протоколов (кратких и полных)
• Командировка: определение, время пребывания, план подготовки, документирование
• Коммерческая тайна: источники, каналы утечки, методы получения информации о конкурентах
• Сохранность конфиденциальной информации, проверки наличия конфиденциальных материалов
• Регистрация документов, телефонограмма: определение, реквизиты
Терминологический диктант (определения):
• Автобиография, автоматизация управленческой деятельности, АСУ, АРМ, автор документа, адресант, адресат, адресование, анкета, архивная справка, база данных, библиография, бланк документа, буфер обмена, виза официального документа, внешний документ, внутренняя опись, внутренний документ, входящий документ, выписка из документа, выравнивание, гиперссылка, гриф согласования, гриф утверждения, дата официального документа, дело, доверенность, дубликат, заголовок к тексту, заявка, извещение, индекс, индекс дела, инструкция, исходящий документ, классификационный индекс, контроль исполнения, конфиденциальная информация, копия документа, копия заверенная, курсор, личная карточка, личное дело, накладная, наряд, наряд-заказ, начертание, номенклатура дел, нормативный документ, нижний колонтитул, объяснительная записка, опись, описание документов, организационная документация, оригинал документа, отметка для автоматического поиска, отметка об исполнении, повестка, подлинный документ, подпись, правила документирования, право подписи, предметный каталог, предметный указатель, претензионное письмо, приказ, резолюция документа, реквизит документа, решение, сканер, служба делопроизводства, служебный документ, справка, срок исполнения документа, тайна переписки, текстовый редактор, телеграмма, телегайп, текстовый документ, техническая документация, указатель, факсимиле, файл, формирование дела, электронное сообщение, юридическая сила документа, ярлык
Деловая игра:
• Совещание по землеустроительным вопросам (ролевая игра с распределением ролей: начальник отдела, секретарь, специалисты, руководители смежных организаций)
Тестовые задания (40 вопросов):
• Виды совещаний (оперативное, проблемное, инструктивное)
• Ответственный за подготовку совещания (секретарь руководителя или рабочая группа)
• Повестка дня, максимальная продолжительность совещания
• Телефонограмма как документ для приглашения на совещание
• Служебная командировка: определение, виды (оперативная, плановая, внеплановая)
• План подготовки командировки, программа пребывания
• Перечень личных и служебных документов для командировки
• Средства оргтехники: классификация, назначение (факсимильный аппарат, ксерокс, принтеры, МФУ, телефонные аппараты)
• Должностные обязанности секретаря, план рабочего дня, санитарно-гигиенические условия труда
• Зоны в кабинете секретаря (основная, вспомогательная, зона обслуживания посетителей)
• Приемная секретаря, расстояние до экрана монитора (50–70 см)
• Виды приема посетителей, порядок входа в кабинет руководителя
• Телефонные переговоры, презентация (Microsoft PowerPoint)
• Рабочее место: определение, организация, расположение секретаря (смежное с кабинетом)
• Комплект мебели для основной зоны, вспомогательная зона (шкафы, сейфы, картотеки)
• Высота рабочего стола (680–800 мм), стул для секретаря (подъемно-поворотный на колесиках)
• Виды принтеров (лазерный, струйный, матричный), факсимильная связь, телефонная гарнитура
Ключи для проверки тестов приведены в документе.
Практическая ситуация:
• Составление программы проведения деловых переговоров (формат: деловая встреча, ООО «Юность» и ООО «Вист», подписание договоров)
Критерии оценивания:
Для заданий базового уровня (устные и письменные опросы, семинарские занятия):
✓ «Отлично» — всестороннее, систематическое знание, точные ответы, аргументация, свободное выполнение заданий
✓ «Хорошо» — четкие определения, демонстрация взаимосвязей, легкость решения типовых задач
✓ «Удовлетворительно» — понимание основных вопросов, но недостаточная четкость, отдельные ошибки
✓ «Неудовлетворительно» — обрывочные знания, невладение терминологией
Для творческих заданий (презентации, проекты, деловые игры):
✓ «Отлично» — активное участие, полное и правильное решение, системное знание, навыки презентации
✓ «Хорошо» — активное участие, правильное решение с незначительными неточностями
✓ «Удовлетворительно» — пассивное участие, неполное решение, отдельные ошибки
✓ «Неудовлетворительно» — пассивное участие или неучастие, неполное или неверное решение
Для практических ситуационных заданий (кейсы, анализ ситуаций):
✓ «Отлично» — активное участие, навыки поиска и анализа информации, системное знание
✓ «Хорошо» — активное участие, правильное решение, демонстрация навыков
✓ «Удовлетворительно» — участие, но неполное решение, отдельные ошибки
✓ «Неудовлетворительно» — пассивное участие или неучастие, неверное решение
Форматы проверочных заданий:
✓ Темы рефератов и докладов
✓ Практические задания по составлению документов (номенклатура дел, приказы, должностные инструкции, трудовые договоры, личные дела, акты, описи)
✓ Терминологические диктанты (определения ключевых понятий)
✓ Вопросы для семинарских занятий
✓ Задания для самостоятельной работы
✓ Тестовые задания закрытого типа (МДК.01.01 — 100 вопросов, МДК.01.02 — 40+17 вопросов, МДК.01.03 — 40 вопросов)
✓ Темы для круглого стола
✓ Задания для проектирования и моделирования (схемы потоков данных в Design IDEF 3.5)
✓ Деловые и ролевые игры
✓ Практические ситуационные задания (кейсы)
✓ Презентации и мультимедийные сообщения
✓ Вопросы к дифференцированным зачетам по каждому МДК
Проверяемые компетенции:
✓ ОК 01 — выбор способов решения задач профессиональной деятельности
✓ ОК 02 — использование современных средств поиска, анализа и интерпретации информации и информационных технологий
✓ ОК 03 — планирование и реализация собственного профессионального и личностного развития
✓ ОК 09 — пользование профессиональной документацией на государственном и иностранном языках
✓ ПК 1.1–1.9 — полный спектр компетенций по организационному и документационному обеспечению деятельности организации
✅