Документ содержит методические рекомендации по выполнению практических работ, предназначенные для студентов при изучении теоретических основ дисциплины, выполнении заданий и самостоятельной работе.
Общие сведения
✓ Рекомендации адресованы студентам специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение.
✓ Документ утверждён директором техникума.
✓ Цели освоения дисциплины: ознакомление студентов с организацией современного секретарского обслуживания, раскрытие существа основных проблем данной профессиональной деятельности.
✓ Задачи: сформировать представление о роли секретаря в структуре документационного обеспечения управления; проследить складывание современных требований к секретарской деятельности; ознакомить с должностными обязанностями секретаря; рассмотреть роль секретарей различных категорий; обеспечить теоретическими знаниями и сформировать практические и профессиональные навыки.
Учебно-методические рекомендации к лекционному материалу
✓ Тема 1. Введение. Цель и задачи
курса; связь с другими дисциплинами; требования к уровню освоения; формы контроля; комплекс знаний и навыков.
✓ Тема 2. Категория секретарей. Категории секретарей (секретарь-референт, секретарь); отличия в элементах управленческого труда; типовой набор функций; знания, умения и личностные качества.
✓ Тема 3. Нормативно-методическая база. Значение нормативно-методических документов (законодательные акты, стандарты, ГСДОУ, инструкция по делопроизводству, табель документов); внутренние организационно-регламентирующие документы; обучающая инструкция.
✓ Тема 4. Организация работы секретаря. Организация работы приёмной; правила ведения телефонных переговоров; документирование телефонных сообщений; организация рабочего дня руководителя; подготовка деловых встреч и переговоров; типы совещаний; документирование совещаний и заседаний; подготовка корреспонденции; контроль за качеством документов; работа с текстами управленческих документов; конфиденциальные сведения; обеспечение безопасности информации; сервисные функции.
✓ Тема 5. Деятельность секретаря по документационному обслуживанию. Типовые функции по документационному обеспечению управления; работа с информацией для руководителя; подготовка проектов документов; анализ и фильтрация информации.
✓ Тема 6. Бездокументное обслуживание руководителя. Организация и контроль рабочего времени руководителя; приём посетителей; организация переговоров, совещаний, презентаций; служебные телефонные переговоры.
✓ Тема 7. Оптимизация деятельности секретаря. Нормативно-методические материалы по охране труда; санитарно-гигиенические, психофизиологические, эстетические факторы; рациональная организация рабочего места; эргономические требования; планировка служебных помещений.
✓ Тема 8. Автоматизация деятельности секретаря. Современные технические средства и программные продукты; пакет MS Office; специализированные программы (Евфрат, Клерк); системы машинного перевода; системы распознавания текста.
✓ Тема 9. Основы коммуникативной компетентности. Психологические методы убеждающего воздействия; типы вопросов; барьеры коммуникации; коммуникативные барьеры в межличностных коммуникациях; технические барьеры.
✓ Тема 10. Коммуникация в организациях. Характеристики групповых процессов; внутриорганизационные коммуникации; виды коммуникаций между руководителем и подчинёнными; формирование коммуникаций внутри компании.
✓ Тема 11. Коммуникации в конфликтных ситуациях. Виды, причины и функции конфликтов; возникновение и развитие; анализ; способы разрешения; особенности поведения; психотехнологии воздействия на оппонента.
✓ Тема 12. Трудоустройство и карьера секретаря. Методы поиска информации о вакансиях; подготовка резюме и других документов; подготовка к собеседованию; тестирование и собеседование; трудовой контракт; карьерный рост.
Учебно-методические рекомендации к практическим (семинарским) занятиям
✓ Занятие 1. Категории секретарей; профессиональные требования; знания, умения, личностные качества секретаря-референта. Форма: семинар, дискуссия.
✓ Занятие 2. Нормативно-методическая база работы секретаря. Форма: семинар, дискуссия.
✓ Занятие 3. Требования к разработке унифицированных форм документов; общероссийские классификаторы; внутренние организационно-регламентирующие документы; обучающая инструкция. Задание: составить должностную инструкцию секретаря-референта.
✓ Занятие 4. Организация работы секретаря; рабочее место. Задание: составить план руководителя на три рабочих дня.
✓ Занятие 5. Подготовка деловых встреч; деловая беседа; типы совещаний. Задание: составить повестку дня деловой встречи; деловая игра (ДИ-1) по разработке предложений по привлечению партнёров.
✓ Занятие 6. Поступившая корреспонденция; процедура предварительного рассмотрения; порядок визирования, согласования, систематизации документов.
✓ Занятие 7. Тексты управленческих документов; конфиденциальные сведения; сбор информации; обеспечение порядка на рабочем месте.
✓ Занятие 8. Функции секретаря по документационному обеспечению управления (регистрация, учёт, контроль исполнения). Задание: зарегистрировать документы, поставить на контроль, довести до исполнителей, снять с контроля.
✓ Занятие 9. Номенклатура дел организации; принцип составления. Задание: классифицировать документы, составить номенклатуру дел.
✓ Занятие 10. Экспертиза ценности документов; правила проведения; подготовка дел на архивное хранение. Деловая игра (ДИ-2) по анализу документов на предмет сроков хранения.
✓ Занятие 11. Работа секретаря с информацией для руководителя; подбор литературы и составление доклада.
✓ Занятие 12. Анализ организационных, распорядительных и информационно-справочных документов. Задание: подготовить проекты документов (приказ, распоряжение, штатное расписание, договор, справка, заявление).
✓ Занятие 13. Организация и контроль рабочего времени руководителя. Задание: создать презентацию.
✓ Занятие 14. Организация протокольных мероприятий; деловой протокол; подготовка совещаний и переговоров. Задание: составить проекты краткого и полного протокола, оформить выписки.
✓ Занятие 15. Нормативные документы, регулирующие рассмотрение предложений и жалоб граждан; виды и технология приёма посетителей. Деловая игра (ДИ-3) по организации приёма посетителей.
✓ Занятие 16. Подготовка командировок руководителя; подбор информации; обработка материалов. Задание: оформить приказы о командировании, спроектировать формы учёта.
✓ Занятие 17. Виды убеждающего воздействия; психологические методы убеждения; построение аргументации; барьеры коммуникации.
✓ Занятие 18. Роль вопросов в коммуникации; типы вопросов; классификация ответов.
✓ Занятие 19. Барьеры коммуникации. Деловая игра (ДИ-4) по распределению полномочий с учётом темперамента.
✓ Занятие 20. Групповые процессы; функции групповой коммуникации; коммуникация как функция управления.
✓ Занятие 21. Формирование коммуникации внутри компании; средства внутриорганизационных коммуникаций.
✓ Занятие 22. Культура деловых коммуникаций; этикет; атрибуты делового общения; рекламная коммуникация.
✓ Занятие 23. Виды, причины и функции конфликтов внутри организации.
✓ Занятие 24. Возникновение и развитие конфликтов; анализ; способы разрешения. Задание: подготовить к разбору конфликтные ситуации.
✓ Занятие 25. Особенности поведения в конфликтных ситуациях; психотехнологии воздействия на оппонента.
✓ Занятие 26. Методы поиска информации о трудоустройстве; подготовка резюме; подготовка к собеседованию; трудовой контракт.
Учебно-методические рекомендации к самостоятельной работе
✓ Виды самостоятельной работы: проработка учебного материала; подготовка к тестированию; подготовка к сдаче экзамена; подготовка материалов для доклада по результатам деловой игры.
✓ Формы контроля: тестирование, устный опрос, деловая игра, экзамен.
✓ Содержание заданий: подготовка доклада по каждой теме практического занятия; подготовка докладов для обсуждения (круглый стол, дискуссия).
✓ Доклад: устное выступление (5–15 минут); оформляется в виде презентации; фазы доклада (мотивация, убеждение, побуждение); использование наглядных материалов; завершение дискуссией.
Перечень вопросов к экзамену (зачёту)
✓ Виды совещаний; зависимость операций по подготовке от вида совещания; документы и последовательность их составления; список участников совещания; информационные показатели; современные тенденции организации секретарского обслуживания; функции секретаря-референта; сферы, в которых необходима информация; подготовка мини-совещаний; задачи секретаря при организации приёма посетителей; значение журнала убытия; информация в журнале; методы оповещения участников; принципы составления повестки дня; алгоритм подготовки совещаний; требования к документам информационно-справочного характера; виды приёма посетителей; информационно-справочная документация; организация приёма командированных; виды писем; виды протокола; организационно-распорядительные документы; телефонное обслуживание; подготовка дел к архивному хранению; этапы подготовки совещания; манипулирование информацией при помощи вопросов; психологические барьеры; виды и причины конфликтов; функции конфликтов; анализ конфликтов; групповые процессы; протокол; внутрикорпоративная коммуникация; средства внутриорганизационных коммуникаций; специфика секретарского труда; национальные особенности делового общения; охрана труда; технические средства и программные продукты; возникновение и развитие конфликтов; подготовка резюме; коммуникативные барьеры.
Учебно-методическое и информационное обеспечение дисциплины
✓ Основная литература: учебные пособия по документационному обеспечению управления (делопроизводству); секретарскому делу; документоведению.
✓ Дополнительная литература: учебные пособия по кадровому делопроизводству; этическим аспектам письменных коммуникаций; документационному обеспечению управления.
✓ Учебно-методическая литература: сборник тестов по секретарскому делу.
✓ Профессиональные базы данных и информационно-справочные системы: электронно-библиотечные системы IPRbooks, ЮРАЙТ, Консультант студента, Лань, Znanium.com; КонсультантПлюс; база данных периодических изданий; Национальная электронная библиотека; электронная библиотека диссертаций РГБ; федеральные информационно-образовательные порталы.
✓ Тема 2. Категория секретарей. Категории секретарей (секретарь-референт, секретарь); отличия в элементах управленческого труда; типовой набор функций; знания, умения и личностные качества.
✓ Тема 3. Нормативно-методическая база. Значение нормативно-методических документов (законодательные акты, стандарты, ГСДОУ, инструкция по делопроизводству, табель документов); внутренние организационно-регламентирующие документы; обучающая инструкция.
✓ Тема 4. Организация работы секретаря. Организация работы приёмной; правила ведения телефонных переговоров; документирование телефонных сообщений; организация рабочего дня руководителя; подготовка деловых встреч и переговоров; типы совещаний; документирование совещаний и заседаний; подготовка корреспонденции; контроль за качеством документов; работа с текстами управленческих документов; конфиденциальные сведения; обеспечение безопасности информации; сервисные функции.
✓ Тема 5. Деятельность секретаря по документационному обслуживанию. Типовые функции по документационному обеспечению управления; работа с информацией для руководителя; подготовка проектов документов; анализ и фильтрация информации.
✓ Тема 6. Бездокументное обслуживание руководителя. Организация и контроль рабочего времени руководителя; приём посетителей; организация переговоров, совещаний, презентаций; служебные телефонные переговоры.
✓ Тема 7. Оптимизация деятельности секретаря. Нормативно-методические материалы по охране труда; санитарно-гигиенические, психофизиологические, эстетические факторы; рациональная организация рабочего места; эргономические требования; планировка служебных помещений.
✓ Тема 8. Автоматизация деятельности секретаря. Современные технические средства и программные продукты; пакет MS Office; специализированные программы (Евфрат, Клерк); системы машинного перевода; системы распознавания текста.
✓ Тема 9. Основы коммуникативной компетентности. Психологические методы убеждающего воздействия; типы вопросов; барьеры коммуникации; коммуникативные барьеры в межличностных коммуникациях; технические барьеры.
✓ Тема 10. Коммуникация в организациях. Характеристики групповых процессов; внутриорганизационные коммуникации; виды коммуникаций между руководителем и подчинёнными; формирование коммуникаций внутри компании.
✓ Тема 11. Коммуникации в конфликтных ситуациях. Виды, причины и функции конфликтов; возникновение и развитие; анализ; способы разрешения; особенности поведения; психотехнологии воздействия на оппонента.
✓ Тема 12. Трудоустройство и карьера секретаря. Методы поиска информации о вакансиях; подготовка резюме и других документов; подготовка к собеседованию; тестирование и собеседование; трудовой контракт; карьерный рост.
Учебно-методические рекомендации к практическим (семинарским) занятиям
✓ Занятие 1. Категории секретарей; профессиональные требования; знания, умения, личностные качества секретаря-референта. Форма: семинар, дискуссия.
✓ Занятие 2. Нормативно-методическая база работы секретаря. Форма: семинар, дискуссия.
✓ Занятие 3. Требования к разработке унифицированных форм документов; общероссийские классификаторы; внутренние организационно-регламентирующие документы; обучающая инструкция. Задание: составить должностную инструкцию секретаря-референта.
✓ Занятие 4. Организация работы секретаря; рабочее место. Задание: составить план руководителя на три рабочих дня.
✓ Занятие 5. Подготовка деловых встреч; деловая беседа; типы совещаний. Задание: составить повестку дня деловой встречи; деловая игра (ДИ-1) по разработке предложений по привлечению партнёров.
✓ Занятие 6. Поступившая корреспонденция; процедура предварительного рассмотрения; порядок визирования, согласования, систематизации документов.
✓ Занятие 7. Тексты управленческих документов; конфиденциальные сведения; сбор информации; обеспечение порядка на рабочем месте.
✓ Занятие 8. Функции секретаря по документационному обеспечению управления (регистрация, учёт, контроль исполнения). Задание: зарегистрировать документы, поставить на контроль, довести до исполнителей, снять с контроля.
✓ Занятие 9. Номенклатура дел организации; принцип составления. Задание: классифицировать документы, составить номенклатуру дел.
✓ Занятие 10. Экспертиза ценности документов; правила проведения; подготовка дел на архивное хранение. Деловая игра (ДИ-2) по анализу документов на предмет сроков хранения.
✓ Занятие 11. Работа секретаря с информацией для руководителя; подбор литературы и составление доклада.
✓ Занятие 12. Анализ организационных, распорядительных и информационно-справочных документов. Задание: подготовить проекты документов (приказ, распоряжение, штатное расписание, договор, справка, заявление).
✓ Занятие 13. Организация и контроль рабочего времени руководителя. Задание: создать презентацию.
✓ Занятие 14. Организация протокольных мероприятий; деловой протокол; подготовка совещаний и переговоров. Задание: составить проекты краткого и полного протокола, оформить выписки.
✓ Занятие 15. Нормативные документы, регулирующие рассмотрение предложений и жалоб граждан; виды и технология приёма посетителей. Деловая игра (ДИ-3) по организации приёма посетителей.
✓ Занятие 16. Подготовка командировок руководителя; подбор информации; обработка материалов. Задание: оформить приказы о командировании, спроектировать формы учёта.
✓ Занятие 17. Виды убеждающего воздействия; психологические методы убеждения; построение аргументации; барьеры коммуникации.
✓ Занятие 18. Роль вопросов в коммуникации; типы вопросов; классификация ответов.
✓ Занятие 19. Барьеры коммуникации. Деловая игра (ДИ-4) по распределению полномочий с учётом темперамента.
✓ Занятие 20. Групповые процессы; функции групповой коммуникации; коммуникация как функция управления.
✓ Занятие 21. Формирование коммуникации внутри компании; средства внутриорганизационных коммуникаций.
✓ Занятие 22. Культура деловых коммуникаций; этикет; атрибуты делового общения; рекламная коммуникация.
✓ Занятие 23. Виды, причины и функции конфликтов внутри организации.
✓ Занятие 24. Возникновение и развитие конфликтов; анализ; способы разрешения. Задание: подготовить к разбору конфликтные ситуации.
✓ Занятие 25. Особенности поведения в конфликтных ситуациях; психотехнологии воздействия на оппонента.
✓ Занятие 26. Методы поиска информации о трудоустройстве; подготовка резюме; подготовка к собеседованию; трудовой контракт.
Учебно-методические рекомендации к самостоятельной работе
✓ Виды самостоятельной работы: проработка учебного материала; подготовка к тестированию; подготовка к сдаче экзамена; подготовка материалов для доклада по результатам деловой игры.
✓ Формы контроля: тестирование, устный опрос, деловая игра, экзамен.
✓ Содержание заданий: подготовка доклада по каждой теме практического занятия; подготовка докладов для обсуждения (круглый стол, дискуссия).
✓ Доклад: устное выступление (5–15 минут); оформляется в виде презентации; фазы доклада (мотивация, убеждение, побуждение); использование наглядных материалов; завершение дискуссией.
Перечень вопросов к экзамену (зачёту)
✓ Виды совещаний; зависимость операций по подготовке от вида совещания; документы и последовательность их составления; список участников совещания; информационные показатели; современные тенденции организации секретарского обслуживания; функции секретаря-референта; сферы, в которых необходима информация; подготовка мини-совещаний; задачи секретаря при организации приёма посетителей; значение журнала убытия; информация в журнале; методы оповещения участников; принципы составления повестки дня; алгоритм подготовки совещаний; требования к документам информационно-справочного характера; виды приёма посетителей; информационно-справочная документация; организация приёма командированных; виды писем; виды протокола; организационно-распорядительные документы; телефонное обслуживание; подготовка дел к архивному хранению; этапы подготовки совещания; манипулирование информацией при помощи вопросов; психологические барьеры; виды и причины конфликтов; функции конфликтов; анализ конфликтов; групповые процессы; протокол; внутрикорпоративная коммуникация; средства внутриорганизационных коммуникаций; специфика секретарского труда; национальные особенности делового общения; охрана труда; технические средства и программные продукты; возникновение и развитие конфликтов; подготовка резюме; коммуникативные барьеры.
Учебно-методическое и информационное обеспечение дисциплины
✓ Основная литература: учебные пособия по документационному обеспечению управления (делопроизводству); секретарскому делу; документоведению.
✓ Дополнительная литература: учебные пособия по кадровому делопроизводству; этическим аспектам письменных коммуникаций; документационному обеспечению управления.
✓ Учебно-методическая литература: сборник тестов по секретарскому делу.
✓ Профессиональные базы данных и информационно-справочные системы: электронно-библиотечные системы IPRbooks, ЮРАЙТ, Консультант студента, Лань, Znanium.com; КонсультантПлюс; база данных периодических изданий; Национальная электронная библиотека; электронная библиотека диссертаций РГБ; федеральные информационно-образовательные порталы.
✅