Документ представляет собой полный пакет оценочных материалов для проведения текущего, рубежного и промежуточного контроля знаний по основам документооборота в учреждениях среднего профессионального образования.
1. Паспорт ФОС (Перечень компетенций):
✓ Дисциплина ОП.02 «Основы документооборота» завершается зачетом (промежуточная аттестация).
✓ Формируемые общие и профессиональные компетенции (ОК и ПК): указаны в соответствии с ФГОС СПО по специальности 38.02.09 Конгрессно-выставочная деятельность. Предполагается формирование компетенций в области организации делопроизводства, составления и оформления управленческих и кадровых документов, ведения документооборота.
✓ Шкала оценивания: пороговый (обязательный), повышенный, продвинутый уровни с соответствующими критериями (глубина знаний, практические умения, способность к анализу и синтезу).
2. Оценочные средства для текущего контроля:
2.1. Тематические вопросы для подготовки и опроса (30 вопросов):
✓ Тема 1. Документ и системы документации. Реквизиты документов: роль
делопроизводства, задачи и функции, документирование, документооборот, реквизиты, виды бланков, электронные коммуникации.
✓ Тема 2. Управленческая документация: организационные документы (устав, положения, штатное расписание, инструкции), распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, решения), информационно-справочные документы (акты, справки, докладные/служебные записки).
✓ Тема 3. Кадровая документация: заявления, трудовые книжки, личные дела, приказы по личному составу, резюме, автобиографии, характеристики, протоколы.
✓ Тема 4. Деловая корреспонденция: структура, язык и стиль, виды писем (просьба, сопроводительное, подтверждение, приглашение, гарантийное, напоминание, извещение, запрос, ответ), международный образец.
✓ Тема 5. Организация документооборота: номенклатура дел, требования к оформлению, обработка входящих/исходящих/внутренних документов, хранение электронных документов, защита информации и персональных данных.
2.2. Комплекс разноуровневых заданий (на основе практической ситуации — 29 заданий):
✓ Задание 1. Анализ ситуации по заседанию инвентаризационной комиссии: определение вида документа (протокол), его реквизитов, структуры и фактических данных.
✓ Задание 2. Проект приказа о премировании работников (из фонда материального поощрения, 60% оклада).
✓ Задание 3. Докладная записка главного бухгалтера о централизации расчетов с предложением о сокращении штатов на 20%.
✓ Задание 4. Письмо-приглашение объединения «Экспоцентр» для участия в выставке в Стамбуле (2–10 декабря 2017 г.).
✓ Задание 5. Служебная записка главного бухгалтера директору о задержке выплаты зарплаты.
✓ Задание 6. Проект приказа о приеме на работу менеджера по рекламе.
✓ Задание 7. Проект документа (трудовой договор) о приеме рекламного агента в отдел маркетинга.
✓ Задание 8. Проект приказа о работе в выходные дни.
✓ Задание 9. Проект протокола заседания правления о расширении отдела маркетинга и введении новых должностей.
✓ Задание 10. Проект документа по результатам проверки отдела маркетинга (акт).
✓ Задание 11. Претензионное письмо поставщику о штрафе за просрочку поставки (20% от стоимости непоставленного товара).
✓ Задание 12. Справка о средней заработной плате за год для получения компенсации на оплату жилья.
✓ Задание 13. Приказ об освобождении от работы в связи с переездом.
✓ Задание 14. Гарантийное письмо об оказании технической помощи.
✓ Задание 15. Приказы о приеме на работу и об увольнении переводом.
✓ Задание 16. Письмо-просьба о выделении средств из областного бюджета.
✓ Задание 17. Характеристика-рекомендация для поступления в аспирантуру.
✓ Задание 18. Заявление о приеме на работу бухгалтером.
✓ Задание 19. Заявление о предоставлении дополнительного отпуска по семейным обстоятельствам.
✓ Задание 20. Автобиография для оформления документов при поступлении на работу.
✓ Задание 21. Записи в трудовой книжке об увольнении (по собственному желанию, в связи с ликвидацией, в связи с несоответствием).
✓ Задание 22. Приказ о переводе на работу внутри организации.
✓ Задание 23. Приказ о ликвидации магазина «Трикотаж» с созданием ликвидационной комиссии.
✓ Задание 24. Приказ об итогах работы с документами в ООО «Константа».
✓ Задание 25. Объяснительная записка об опоздании на работу.
✓ Задание 26. Резюме претендента на должность менеджера или экономиста.
✓ Задание 27. Оформление управленческой ситуации (выход из отпуска с опозданием) с помощью справки, объяснительной и докладной записки.
✓ Задание 28. Оформление ситуации (работа неполный рабочий день в связи с болезнью ребенка) с помощью справки, докладной записки и приказа.
✓ Задание 29. Ответы на вопросы в виде фрагментов официальных документов (объявление, справка, инструкция).
2.3. Контрольные работы (4 варианта):
✓ Вариант 1: теоретическая часть — этапы подготовки распорядительных документов, приказ по основной деятельности; термины (автор документа, бланк документа); составление справки с места работы, приказа о приеме на работу, доверенности для получения векселей; оформление реквизита «Дата документа».
✓ Вариант 2: порядок обработки поступающих/отправляемых документов, регистрация; термины (адресат, внешний документ); составление заявления о приеме на работу, акта списания материалов, расписки о получении трудовой книжки; оформление реквизита «Подпись».
✓ Вариант 3: сущность делопроизводства, нормативные документы, задачи и функции службы; термины (подлинник документа, внутренний документ); составление протокола производственного совещания, докладной записки о нарушении техники безопасности, резюме; оформление реквизита «Отметка об исполнителе».
✓ Вариант 4: понятие, виды и порядок формирования номенклатуры дел; термины (реквизит, согласование документа); составление заявления об отпуске, доверенности на получение зарплаты, автобиографии; оформление реквизита «Гриф утверждения».
2.4. Деловая игра «Прием на работу»:
✓ Студенты делятся на команды «Соискатели» и «Делопроизводители». Соискатели готовят пакет документов (резюме, заявление, копии документов, личный листок, анкету). Делопроизводители готовят шаблоны распорядительных документов (трудовой договор, приказ). Составляются пары, происходит обсуждение документов. В итоге формируется полный пакет документов по документационному обеспечению приема на работу.
3. Оценочные средства для промежуточной аттестации (зачет):
3.1. Вопросы к зачету (42 вопроса):
✓ Понятие делопроизводства и ДОУ. Роль документационного обеспечения в управлении.
✓ Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства.
✓ Понятие информации, требования к управленческой информации, информационные ресурсы.
✓ Понятие документа, функции документа.
✓ Виды документов, юридическая сила, способы документирования.
✓ Электронный документ.
✓ Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
✓ ГОСТ Р 7.0.97-2016.
✓ Понятия «формуляр документа» и «реквизит документа», способы расположения.
✓ Бланк документа: виды, требования, реквизиты бланка.
✓ Реквизиты, определяющие юридическую силу, обработку, движение, содержательную часть.
✓ Язык и стиль служебных документов.
✓ Организационно-правовые документы (устав, положения, штатное расписание, инструкции).
✓ Договор: составление и оформление.
✓ Распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, решения), процедура подготовки.
✓ Приказы по основной деятельности и личному составу.
✓ Справочно-информационные документы (справки, служебные, докладные, объяснительные записки, протоколы, акты).
✓ Правила составления и оформления служебного письма.
✓ Личные документы (заявления, автобиографии, характеристики, резюме, трудовые книжки).
✓ Служба ДОУ: структура, права, ответственность, задачи и функции.
✓ Должностной и численный состав, функции, права, ответственность сотрудников.
✓ Нормативно-методическая база службы ДОУ.
✓ Инструкция по документационному обеспечению управления.
✓ Анализ и организация документооборота. Объём документооборота.
✓ Система управления документами: характеристика и этапы внедрения.
✓ Приём, первичная обработка, предварительное рассмотрение, согласование, утверждение документов.
✓ Учёт и регистрация документов. Информационно-поисковые системы.
✓ Контроль исполнения документов.
✓ Конфиденциальность информации. Правила работы и защиты конфиденциальных документов.
✓ Организация хранения документов. Понятие «дело». Формирование дел.
✓ Номенклатура дел.
✓ Подготовка документов к передаче в архив. Организация использования архивных документов.
3.2. Тестовые задания (2 варианта по 20 вопросов):
✓ Вариант 1:
Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами — делопроизводство.
Распоряжения и указания — распорядительные документы.
Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника — копия документа.
На бланке письма могут размещаться: госгерб, герб субъекта, эмблема, товарный знак, код организации, наименование, справочные данные — все ответы верны.
Гриф ограничения доступа проставляется на первом листе документа в правом верхнем углу.
Отметка о контроле — на левом поле напротив заголовка к тексту.
Контроль документов по поручению руководства осуществляется канцелярией.
Распорядительная часть приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ.
На процесс управления влияет скорость перемещения документов, информационная поддержка, контроль — все ответы верны.
Дело — совокупность документов по одному вопросу, помещённых в обложку.
Процесс создания и оформления документов — документирование.
Протокол — справочно-информационный документ.
Формат А2 не допускается для служебных документов.
Угловое расположение — флаговое и центрованное.
Адресат — в верхнем правом углу.
Номер страницы — посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова «страница».
Нормативные акты сводного характера, определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы — положения (в вопросе — Устав, но по смыслу — Положения).
Правовой акт по вопросам информационно-методического характера, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов — указание.
Документация по личному составу — трудовой договор с работником.
Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.
✓ Вариант 2:
Научная дисциплина, изучающая развитие способов документирования и носителей информации — документоведение.
Справка — справочно-информационный документ.
Левое поле документа по ГОСТ Р 7.0.97-2016 — не менее 20 мм.
Продольное расположение — флаговое и центрованное.
Реквизит «Адресат» состоит из наименования организации, должности, инициалов и фамилии, почтового адреса.
Содержательная часть может быть представлена в виде связного текста, таблицы, анкеты, сочетания — все ответы верны.
Свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан — устав.
Распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для решения оперативных вопросов — распоряжение.
Процесс движения кадров — приём, перевод и перемещение работников.
Движение данных в определённом направлении с общим источником и приёмником — документопоток.
Документ — информация, зафиксированная на носителе, имеющая реквизиты.
Трудовые книжки — документация по личному составу.
Правое поле документа по ГОСТ Р 7.0.97-2016 — не менее 10 мм.
При написании реквизитов используют все правила орфографии и пунктуации.
Правильное оформление адресата: Председателю садоводческого товарищества «Восход» Петрову Дмитрию Ивановичу.
Форма соблюдения этикета в деловой переписке — устойчивые формы обращения, шаблонные словосочетания, нейтральный тон, краткость.
Документ, закрепляющий должностной и численный состав и фонд заработной платы — штатное расписание.
Распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления — решение.
Документ, в котором автор в повествовательной форме, в хронологическом порядке излагает основные события своей жизни — автобиография.
Работа с входящими документами начинается с проверки правильности доставки, целостности упаковки, сохранности печатей.
✓ Ключи: прилагаются для обоих вариантов.
4. Особенности ФОС:
✓ Полное соответствие требованиям ФГОС СПО по специальности 38.02.09 Конгрессно-выставочная деятельность.
✓ Акцент на практическом применении знаний в профессиональной деятельности (составление и оформление документов, ведение документооборота, кадровое делопроизводство, деловая переписка).
✓ Охват всех ключевых тем: виды документов, реквизиты, бланки, организационно-распорядительная документация, кадровая документация, деловые письма, номенклатура дел, архив, электронные документы.
✓ Разнообразие форм контроля: практические задания по составлению документов, ситуационные задачи, деловая игра, контрольные работы, тесты, зачет.
✓ Профессионально-ориентированная направленность (работа с документами в конгрессно-выставочной деятельности, оформление мероприятий, кадровые документы).
✓ Наличие чётких критериев оценки и ключей к тестам.
✓ Тема 2. Управленческая документация: организационные документы (устав, положения, штатное расписание, инструкции), распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, решения), информационно-справочные документы (акты, справки, докладные/служебные записки).
✓ Тема 3. Кадровая документация: заявления, трудовые книжки, личные дела, приказы по личному составу, резюме, автобиографии, характеристики, протоколы.
✓ Тема 4. Деловая корреспонденция: структура, язык и стиль, виды писем (просьба, сопроводительное, подтверждение, приглашение, гарантийное, напоминание, извещение, запрос, ответ), международный образец.
✓ Тема 5. Организация документооборота: номенклатура дел, требования к оформлению, обработка входящих/исходящих/внутренних документов, хранение электронных документов, защита информации и персональных данных.
2.2. Комплекс разноуровневых заданий (на основе практической ситуации — 29 заданий):
✓ Задание 1. Анализ ситуации по заседанию инвентаризационной комиссии: определение вида документа (протокол), его реквизитов, структуры и фактических данных.
✓ Задание 2. Проект приказа о премировании работников (из фонда материального поощрения, 60% оклада).
✓ Задание 3. Докладная записка главного бухгалтера о централизации расчетов с предложением о сокращении штатов на 20%.
✓ Задание 4. Письмо-приглашение объединения «Экспоцентр» для участия в выставке в Стамбуле (2–10 декабря 2017 г.).
✓ Задание 5. Служебная записка главного бухгалтера директору о задержке выплаты зарплаты.
✓ Задание 6. Проект приказа о приеме на работу менеджера по рекламе.
✓ Задание 7. Проект документа (трудовой договор) о приеме рекламного агента в отдел маркетинга.
✓ Задание 8. Проект приказа о работе в выходные дни.
✓ Задание 9. Проект протокола заседания правления о расширении отдела маркетинга и введении новых должностей.
✓ Задание 10. Проект документа по результатам проверки отдела маркетинга (акт).
✓ Задание 11. Претензионное письмо поставщику о штрафе за просрочку поставки (20% от стоимости непоставленного товара).
✓ Задание 12. Справка о средней заработной плате за год для получения компенсации на оплату жилья.
✓ Задание 13. Приказ об освобождении от работы в связи с переездом.
✓ Задание 14. Гарантийное письмо об оказании технической помощи.
✓ Задание 15. Приказы о приеме на работу и об увольнении переводом.
✓ Задание 16. Письмо-просьба о выделении средств из областного бюджета.
✓ Задание 17. Характеристика-рекомендация для поступления в аспирантуру.
✓ Задание 18. Заявление о приеме на работу бухгалтером.
✓ Задание 19. Заявление о предоставлении дополнительного отпуска по семейным обстоятельствам.
✓ Задание 20. Автобиография для оформления документов при поступлении на работу.
✓ Задание 21. Записи в трудовой книжке об увольнении (по собственному желанию, в связи с ликвидацией, в связи с несоответствием).
✓ Задание 22. Приказ о переводе на работу внутри организации.
✓ Задание 23. Приказ о ликвидации магазина «Трикотаж» с созданием ликвидационной комиссии.
✓ Задание 24. Приказ об итогах работы с документами в ООО «Константа».
✓ Задание 25. Объяснительная записка об опоздании на работу.
✓ Задание 26. Резюме претендента на должность менеджера или экономиста.
✓ Задание 27. Оформление управленческой ситуации (выход из отпуска с опозданием) с помощью справки, объяснительной и докладной записки.
✓ Задание 28. Оформление ситуации (работа неполный рабочий день в связи с болезнью ребенка) с помощью справки, докладной записки и приказа.
✓ Задание 29. Ответы на вопросы в виде фрагментов официальных документов (объявление, справка, инструкция).
2.3. Контрольные работы (4 варианта):
✓ Вариант 1: теоретическая часть — этапы подготовки распорядительных документов, приказ по основной деятельности; термины (автор документа, бланк документа); составление справки с места работы, приказа о приеме на работу, доверенности для получения векселей; оформление реквизита «Дата документа».
✓ Вариант 2: порядок обработки поступающих/отправляемых документов, регистрация; термины (адресат, внешний документ); составление заявления о приеме на работу, акта списания материалов, расписки о получении трудовой книжки; оформление реквизита «Подпись».
✓ Вариант 3: сущность делопроизводства, нормативные документы, задачи и функции службы; термины (подлинник документа, внутренний документ); составление протокола производственного совещания, докладной записки о нарушении техники безопасности, резюме; оформление реквизита «Отметка об исполнителе».
✓ Вариант 4: понятие, виды и порядок формирования номенклатуры дел; термины (реквизит, согласование документа); составление заявления об отпуске, доверенности на получение зарплаты, автобиографии; оформление реквизита «Гриф утверждения».
2.4. Деловая игра «Прием на работу»:
✓ Студенты делятся на команды «Соискатели» и «Делопроизводители». Соискатели готовят пакет документов (резюме, заявление, копии документов, личный листок, анкету). Делопроизводители готовят шаблоны распорядительных документов (трудовой договор, приказ). Составляются пары, происходит обсуждение документов. В итоге формируется полный пакет документов по документационному обеспечению приема на работу.
3. Оценочные средства для промежуточной аттестации (зачет):
3.1. Вопросы к зачету (42 вопроса):
✓ Понятие делопроизводства и ДОУ. Роль документационного обеспечения в управлении.
✓ Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства.
✓ Понятие информации, требования к управленческой информации, информационные ресурсы.
✓ Понятие документа, функции документа.
✓ Виды документов, юридическая сила, способы документирования.
✓ Электронный документ.
✓ Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
✓ ГОСТ Р 7.0.97-2016.
✓ Понятия «формуляр документа» и «реквизит документа», способы расположения.
✓ Бланк документа: виды, требования, реквизиты бланка.
✓ Реквизиты, определяющие юридическую силу, обработку, движение, содержательную часть.
✓ Язык и стиль служебных документов.
✓ Организационно-правовые документы (устав, положения, штатное расписание, инструкции).
✓ Договор: составление и оформление.
✓ Распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, решения), процедура подготовки.
✓ Приказы по основной деятельности и личному составу.
✓ Справочно-информационные документы (справки, служебные, докладные, объяснительные записки, протоколы, акты).
✓ Правила составления и оформления служебного письма.
✓ Личные документы (заявления, автобиографии, характеристики, резюме, трудовые книжки).
✓ Служба ДОУ: структура, права, ответственность, задачи и функции.
✓ Должностной и численный состав, функции, права, ответственность сотрудников.
✓ Нормативно-методическая база службы ДОУ.
✓ Инструкция по документационному обеспечению управления.
✓ Анализ и организация документооборота. Объём документооборота.
✓ Система управления документами: характеристика и этапы внедрения.
✓ Приём, первичная обработка, предварительное рассмотрение, согласование, утверждение документов.
✓ Учёт и регистрация документов. Информационно-поисковые системы.
✓ Контроль исполнения документов.
✓ Конфиденциальность информации. Правила работы и защиты конфиденциальных документов.
✓ Организация хранения документов. Понятие «дело». Формирование дел.
✓ Номенклатура дел.
✓ Подготовка документов к передаче в архив. Организация использования архивных документов.
3.2. Тестовые задания (2 варианта по 20 вопросов):
✓ Вариант 1:
Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами — делопроизводство.
Распоряжения и указания — распорядительные документы.
Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника — копия документа.
На бланке письма могут размещаться: госгерб, герб субъекта, эмблема, товарный знак, код организации, наименование, справочные данные — все ответы верны.
Гриф ограничения доступа проставляется на первом листе документа в правом верхнем углу.
Отметка о контроле — на левом поле напротив заголовка к тексту.
Контроль документов по поручению руководства осуществляется канцелярией.
Распорядительная часть приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ.
На процесс управления влияет скорость перемещения документов, информационная поддержка, контроль — все ответы верны.
Дело — совокупность документов по одному вопросу, помещённых в обложку.
Процесс создания и оформления документов — документирование.
Протокол — справочно-информационный документ.
Формат А2 не допускается для служебных документов.
Угловое расположение — флаговое и центрованное.
Адресат — в верхнем правом углу.
Номер страницы — посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова «страница».
Нормативные акты сводного характера, определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы — положения (в вопросе — Устав, но по смыслу — Положения).
Правовой акт по вопросам информационно-методического характера, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов — указание.
Документация по личному составу — трудовой договор с работником.
Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.
✓ Вариант 2:
Научная дисциплина, изучающая развитие способов документирования и носителей информации — документоведение.
Справка — справочно-информационный документ.
Левое поле документа по ГОСТ Р 7.0.97-2016 — не менее 20 мм.
Продольное расположение — флаговое и центрованное.
Реквизит «Адресат» состоит из наименования организации, должности, инициалов и фамилии, почтового адреса.
Содержательная часть может быть представлена в виде связного текста, таблицы, анкеты, сочетания — все ответы верны.
Свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан — устав.
Распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для решения оперативных вопросов — распоряжение.
Процесс движения кадров — приём, перевод и перемещение работников.
Движение данных в определённом направлении с общим источником и приёмником — документопоток.
Документ — информация, зафиксированная на носителе, имеющая реквизиты.
Трудовые книжки — документация по личному составу.
Правое поле документа по ГОСТ Р 7.0.97-2016 — не менее 10 мм.
При написании реквизитов используют все правила орфографии и пунктуации.
Правильное оформление адресата: Председателю садоводческого товарищества «Восход» Петрову Дмитрию Ивановичу.
Форма соблюдения этикета в деловой переписке — устойчивые формы обращения, шаблонные словосочетания, нейтральный тон, краткость.
Документ, закрепляющий должностной и численный состав и фонд заработной платы — штатное расписание.
Распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления — решение.
Документ, в котором автор в повествовательной форме, в хронологическом порядке излагает основные события своей жизни — автобиография.
Работа с входящими документами начинается с проверки правильности доставки, целостности упаковки, сохранности печатей.
✓ Ключи: прилагаются для обоих вариантов.
4. Особенности ФОС:
✓ Полное соответствие требованиям ФГОС СПО по специальности 38.02.09 Конгрессно-выставочная деятельность.
✓ Акцент на практическом применении знаний в профессиональной деятельности (составление и оформление документов, ведение документооборота, кадровое делопроизводство, деловая переписка).
✓ Охват всех ключевых тем: виды документов, реквизиты, бланки, организационно-распорядительная документация, кадровая документация, деловые письма, номенклатура дел, архив, электронные документы.
✓ Разнообразие форм контроля: практические задания по составлению документов, ситуационные задачи, деловая игра, контрольные работы, тесты, зачет.
✓ Профессионально-ориентированная направленность (работа с документами в конгрессно-выставочной деятельности, оформление мероприятий, кадровые документы).
✓ Наличие чётких критериев оценки и ключей к тестам.
✅